Lo primero que te recomendamos es hacer una guía de lo que quieres para tu evento, no sin antes haber establecido tus objetivos como te explicamos en el artículo anterior. Esta guía se llama “brief”, que en español se traduce como “breve”, precisamente así debe ser tu documento, una breve descripción de lo que necesitas.
Con base en ese brief, es importante identificar los servicios que necesitarás a lo largo de tu evento, estos proveedores de servicios ahora son más fáciles de encontrar a través de las redes sociales y búsquedas en línea. Nosotros te recomendamos ampliamente contratar a alguien que ya tenga estos contactos, pues ahorrarás tiempo y seguramente dinero, y te pueda llevar a cabo todo el evento sin por menores.
Es necesario conocer la fecha en que se llevará a cabo el evento pues si requieres hacerlo en un espacio en específico, necesitaríamos apartarlo con anticipación.
El brief también funcionará para ayudarte a definir una temática del evento y un concepto que ayude a saber qué necesitarás para cumplir con estas temáticas. Sabiendo esto, podrá ayudarte a elegir a los proveedores correctos y una vez elegidos te recomendamos firmar contratos o convenios comerciales para alinearse con tu cronograma.
El siguiente paso es planificar la logística de todo tu evento ¿necesitas construir algo?, ¿el venue o la sede tiene algún requerimiento específico?, ¿necesitas trasladar gente?; todas estas preguntas pueden ayudarte a cumplir de manera adecuada los tiempos que te planteaste al principio.
Una vez teniendo todo bajo control, ubica a tus invitados y confirma su asistencia con anticipación para que el evento se vea nutrido.
La fase que puede ser más estresante es la del montaje, pues siempre puede haber imprevistos, te aconsejamos tener siempre un plan B, plan C y hasta D, para que nada se salga de tus manos y tengas el evento que te imaginaste.
Es importante tener juntas de control para que cumplas todos tus objetivos, agéndalas para que sean parte de tu cronograma y ya estando en el evento ve anotando en una libreta algunos comentarios que te puedan servir en el futuro y sobre todo para presentar una minuta en la junta post evento.
Hacer un evento corporativo no es sencillo, pero si tienes a los aliados correctos, tu evento será un éxito. Con Nisua cuentas con el aliado perfecto pues la experiencia de más de 30 años nos avala. Contáctanos para cotizar el evento tal como lo estás imaginado.
